مراحل لازم برای انجام یک مذاکره موفقیت‌آمیز چیست؟
مذاکره روشی است که به کمک آن مردم اختلافات خود را حل می‌کنند. این مهارت فرایندی است که طی آن طرفین ترجیح می‌دهند به‌جای دعوا و مشاجره و توسل به دادگاه و پاسگاه، اختلافات خود را با گفتگو و توافق به پایان برسانند.
درست است که در هر اختلافی طرفین تلاش می‌کنند بیشترین سود و منفعت را بعد از اختلاف به دست بیاورند؛ بااین‌حال، اصل انصاف، منافع متقابل و حفظ رابطه از عواملی است که مذاکره را توجیه و ضروری می‌کند.
انواع خاص مذاکره در بسیاری از موقعیت‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرد. به‌عنوان‌مثال مذاکرات در سطح: روابط بین‌الملل، امور حقوقی، اختلافات صنعتی یا روابط داخلی. بااین‌حال، مهارت‌های عمومی مذاکره را می‌توان در طیف گسترده‌ای از فعالیت‌ها آموخت و بکار برد. این مهارت می‌تواند در حل اختلافاتی که بین شما و دیگران به وجود می‌آید بسیار مفید باشد. به‌طور کل هرجایی که ارتباط بین دو نفر باشد و اختلاف یا جلوگیری از اختلافی مطرح شود پای مذاکره به میان می‌آید.
مذاکره فرآیندی است گفتگو محور بین دو نفر یا بیشتر برای حل یک اختلاف یا جلوگیری از اختلاف که به‌طور آزادانه صورت می‌گیرد. |
مراحل مذاکره
برای دستیابی به یک نتیجه مطلوب در گفتگو لازم است طرفین از یک ساختار صحیح استفاده کنند. به‌عنوان‌مثال، در یک موقعیت کاری ممکن است لازم باشد جلسه‌ای ترتیب داده شود که در آن‌همه طرف‌های درگیر بتوانند دورهم جمع شوند و قبل از آن مراحل زیر را دنبال کنند.
روند مذاکره شامل مراحل زیر است:
- آماده‌سازی
- بحث و گفتگو
- شفاف‌سازی اهداف
- گفتگو برای کسب نتیجه برد-برد
- توافق
- اجرای توافق
________________________________________
آماده‌سازی در مذاکره چیست؟
قبل از انجام هرگونه مذاکره، باید تصمیم گرفت که چه زمانی و در کجا جلسه‌ای برای بحث در مورد مشکل برگزار شود و چه کسی یا کسانی در این جلسه شرکت خواهد کرد. زمان‌بندی جلسات می‌تواند برای جلوگیری از ادامه اختلاف‌نظر مفید باشد.
این مرحله برای شناسایی همه واقعیت‌های مربوط به وضعیت موجود و تشخیص موقعیت خود شما است. مثلاً در شرایط تعامل با مدیرعامل این بخش شامل دانستن «قوانین» سازمان، شخصیت مدیرعامل و جو حاکم بر سازمان شما است. ممکن است سازمان شما سیاست‌ها و خط‌مشی‌هایی باشد که بتوانید برای آمادگی برای مذاکره به آن‌ها رجوع کنید.
انجام مرحله آمادگی قبل از بحث در مورد اختلاف‌نظر به جلوگیری از درگیری بیشتر و اتلاف وقت بی‌دلیل در جلسه کمک خواهد کرد.
بدون آمادگی در هیچ جلسه حاضر نشوید |
بحث و گفتگو
در طی این مرحله، افراد یا اعضای هر یک از طرفین پرونده را همان‌طور که می‌بینند مطرح می‌کنند، یعنی درک آن‌ها از وضعیت را موضوع گفتگو قرار می‌دهند.
مهارت‌های کلیدی در این مرحله شامل پرسیدن، گوش دادن و شفاف‌سازی است.
گاهی یادداشت‌برداری در مرحله بحث برای ثبت همه نکات مطرح‌شده در صورت نیاز به توضیح بیشتر مفید است. گوش دادن بسیار مهم است، زیرا وقتی اختلاف‌نظر اتفاق می‌افتد، آسان است که اشتباه زیادی بگویید و زیاد گوش دهید. هر یک از طرفین باید فرصتی برابر برای ارائه مباحث خود داشته باشند.
________________________________________
شفاف‌سازی اهداف
تمام اهداف، علایق، نگرش‌ها، مواضع و دیدگاه‌های هر دو طرف اختلاف باید روشن شود.
ذکر این عوامل به ترتیب اولویت مفید است. از طریق این توضیحات اغلب می‌توان نقاط مشترک را شناسایی یا ایجاد کرد. شفاف‌سازی بخشی اساسی از روند مذاکره است، بدون طی کردن این مرحله سوءتفاهم ممکن است ایجاد شود که می‌تواند مشکلات و موانعی را برای رسیدن به نتیجه مفید درست کند.
________________________________________
گفتگو برای نتیجه برد-برد
این مرحله بر آنچه «نتیجه برد-برد» خوانده می‌شود متمرکز است که هر دو طرف احساس می‌کنند از طریق روند مذاکره چیز مثبتی به دست آورده‌اند و هر دو طرف احساس می‌کنند که دیدگاه آن‌ها موردتوجه قرارگرفته است.
نتیجه برد-برد معمولاً بهترین نتیجه است. اگرچه این همیشه ممکن نیست، اما از طریق مذاکره باید هدف نهایی باشد.
پیشنهاد‌ها، استراتژی‌ها و سازش‌های جایگزین باید در این مرحله موردتوجه قرار گیرد. سازش‌ها غالباً گزینه‌های مثبتی هستند که در مقایسه با نگه‌داشتن در موقعیت‌های اولیه، اغلب می‌توانند سود بیشتری برای همه افراد درگیر داشته باشند.
هدف اصلی مذاکره وارد شدن در بازی برد-برد است |
توافق
توافق می‌تواند زمانی حاصل شود که درک دیدگاه‌ها و منافع هر دو طرف در نظر گرفته شود.
برای همه افراد درگیر داشتن آزادی و اختیار برای دستیابی به یک‌راه حل قابل‌قبول ضروری است. هر توافقی باید کاملاً روشن شود تا هر دو طرف بدانند در مورد چه چیزی تصمیم‌گیری شده است.
________________________________________
اجرای توافق
پس از توافق یک‌روند عملیاتی برای اجرای تصمیم باید اجرا شود.
________________________________________
عدم موافقت
اگر روند گفتگو خراب شود و توافق حاصل نشود، با زمان‌بندی مجدد جلسه دیگری درخواست می‌شود. این باعث می‌شود که همه طرف‌ها درگیر بحث و جدال ناامید نشوند و فکر نکنند که مذاکره نه‌تنها باعث اتلاف وقت آن‌ها شده بلکه مطمئن شوند که آن‌ها می‌تواند به روابط آینده نیز آسیب برساند.
در جلسه بعدی، مراحل مذاکره باید تکرار شود. هر ایده یا دغدغه جدیدی باید در نظر گرفته شود و از نو به وضعیت نگاه شود. در این مرحله همچنین ممکن است مفید باشد که به سایر راه‌حل‌های جایگزین نگاه کنید یا شاید شخص دیگری را برای مداخله وارد کنید.
مذاکره غیررسمی
مواقعی وجود دارد که نیاز به مذاکره غیررسمی است. در چنین شرایطی، هنگامی‌که اختلاف‌نظری به وجود می‌آید، ممکن است گذراندن مراحل مشخص‌شده در بالا به‌صورت رسمی ممکن یا مناسب نباشد.
بااین‌وجود، به خاطر سپردن نکات کلیدی در مراحل مذاکره رسمی ممکن است در شرایط مختلف غیررسمی بسیار مفید باشد.
________________________________________
در هر مذاکره، سه عنصر زیر مهم است و احتمالاً بر نتیجه نهایی مذاکره تأثیر می‌گذارد:
- نگرش‌ها
- دانش
- مهارت‌های بین فردی
نگرش‌ها
تمام مذاکرات به‌شدت تحت تأثیر نگرش‌های افراد نسبت به خود گفتگو و فرایند آن قرار می‌گیرد، به‌عنوان‌مثال نگرش به مسائل و شخصیت‌های مربوط به یک موضوع خاص یا نگرش‌های مرتبط با نیازهای شخصی افراد برای شناخت.
همیشه توجه داشته باشید که:
مذاکره عرصه تحقق دستاوردهای شخصی نیست. قرار نیست مذاکره کنیم تا هرچه می‌خواهیم به دست بیاوریم. باید امتیاز بدهیم و امتیاز بگیریم.
دانش
هرچه دانش شما در مورد موضوعات مورد مذاکره بیشتر باشد، مشارکت شما درروند مذاکره بیشتر خواهد بود؛ به‌عبارت‌دیگر، انجام مرحله آماده‌سازی ضروری است.
تا حالا شما در یک مذاکره با گام‌های فوق شرکت کرده‌اید؟ نتیجه گرفتید؟
